Cet outil sert à identifier et à décrire un problème donné afin de trouver les meilleures solutions possible pour le régler. Il offre une approche structurée qui permet de réfléchir à toutes les causes possibles du problème et, ainsi, d’éviter de tomber dans le piège des évidences.
1. En équipe, déterminer le problème, puis l’inscrire à la tête du schéma. Ce problème constitue le point de départ de l’exercice de réflexion que réalisent tous les participants à l’aide du schéma des priorités.
2. En équipe, énoncer une diversité de symptômes liés au problème. Commencer cette partie de l’activité en formulant les symptômes évidents (directs), puis ceux plus subtils, moins évidents. Terminer cette partie de l’activité par la formulation de facteurs contributifs, c’est-à-dire en énumérant les causes (ce qui contribue à accentuer le problème). Trouver le plus de facteurs possible.
3. Procéder ensuite de la même façon en trouvant les causes possibles qui correspondent aux symptômes.
4. Une fois chaque schéma complété, réviser, de façon individuelle, les symptômes et les causes inscrits et rectifier le tir au besoin. Puis, en équipe, chercher à clarifier et dégager des pistes de solution liées aux différents constats énoncés par chacun.
5. Clarifier, de façon individuelle, ses objectifs et ses interventions à la lumière des constats énoncés.
Note : Attention de ne pas confondre les causes d’un problème avec ses symptômes au moment de les noter. Une cause est la raison pour laquelle quelque chose se produit, alors qu’un symptôme est généralement ce que l’on observe comme résultat final.